God stiftelsepraxis

God stiftelsepraxis (PDF-fil, 190kt)

Närmare trettio stiftelser och fonder som beviljar stipendier började år 1970 hålla regelbunden kontakt med varandra. Verksamheten fick snabbt etablerade former och gav upphov till Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry – Delegationen för stiftelser och fonder rf, som i oktober 2006 hade 92 stiftelser och föreningar (nedan medlemmar) som medlemmar.

Delegationens medlemmar har konstaterat att delegationens mest centrala uppgift är att bevaka sina medlemmars intressen samt att erbjuda sina medlemmar, som är allmännyttiga samfund som idkar stipendieutdelning, möjligheter att utbyta information och åsikter i gemensamma angelägenheter.

Medvetna om sin position som specialgrupp och om sitt ansvar gentemot samhället och sina intressenter har medlemmarna i Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry – Delegationen för stiftelser och fonder rf godkänt detta direktiv om god stiftelsepraxis.

Inledning

Samhället har i årtionden visat uppskattning för stöd till såväl vetenskaplig och konstnärlig verksamhet som övrig kulturverksamhet genom skattelättnader för allmännyttiga stiftelser och föreningar. Anledningen härtill är att denna verksamhet tjänar och gagnar samhället på många sätt.

Lagen om stiftelser och föreningslagen utgör den civilrättsliga grunden för en stor mängd juridiska personer som fungerar på mycket olika sätt. Dessa lagar och på dem baserade av myndigheterna fastställda stadgar för juridiska personer skapar grunden och normerna för den verksamhet stiftelser och föreningar som beviljar stipendier idkar.

Skattelagstiftningen innehåller speciella normer för allmännyttiga stiftelser och föreningar som kan vara allt från t.ex. idrottsföreningar till fonder som upprätthåller anstalter och stiftelser eller föreningar som delar ut stipendier. Stiftelse och förening definieras som allmännyttig i det fall att dess stadgar och verksamhet uppfyller alla följande förutsättningar:

Den verkar enbart och omedelbart för allmän fördel i materiell, andlig, sedlig eller samhällelig bemärkelse.
Dess verksamhet gäller inte enbart begränsade personkategorier.
Genom sin verksamhet bereder den inte dem som är delaktiga i stiftelsen eller föreningen ekonomisk förmån i form av dividend eller vinstandel eller i form av sådan lön eller annan gottgörelse som är större än skäligt.

Allmännyttiga stiftelser och föreningar som delar ut stipendier har inte definierats i lagstiftningen och behandlas inte heller som en grupp för sig. De utgör dock en egen specialgrupp, trots att de inbördes är av olika slag: tillkomsten har kunnat ske genom en donation, ett testamentsförordnande eller en insamling och de bestämmelser om ändamål som fastställts i samband med stiftandet är högst varierande.

Gemensamt är att förmögenheten har erhållits för att främja ett eller flera specifika, i stadgarna angivna allmännyttiga ändamål och att syftena förverkligas i huvudsak genom utdelning av stipendier och pris. Denna verksamhet dikteras av bestämmelser i stadgarna men därutöver även av mångahanda av donator utfärdade bestämmelser som ibland utsträcker sig till att utöver stipendieutdelning omfatta även förvaltningen av förmögenheten. Bestämmelserna är icke dispositiva utan de iakttas och respekteras.

God stiftelsepraxis

Delegationens medlemmar respekterar varandras särart och självständighet. Eftersom medlemmarna även representerar många olika branscher, kan inte här nedtecknad god stiftelsepraxis alltid som sådan tillämpas på varje stiftelse eller förening som är medlem. Direktiven är bindande för medlemmarna förutom i de fall att stiftelsens eller föreningens stadgar eller bestämmelserna i testamente eller gåvobrev eller något annat giltigt skäl utgör ett hinder för tillämpningen av någon punkt i direktivet.

Stipendier och pris

Delegationens medlemmar delar i enlighet med sina respektive stadgar regelbundet och kontinuerligt ut stipendier och pris. Beloppet av stipendier och pris utgör en betydande del av den utdelningsbara avkastningen. Medlemmarna bör dock vinnlägga sig om att det allmännyttiga syftet är möjligt att förverkligas även i framtiden

Medlemmarna har klara interna procedurer för sättet att bevilja stipendier. Särskild uppmärksamhet fästs vid jävsfrågor.

Till skattemyndigheterna avges erforderliga kontrolluppgifter.

Information ges i behörig ordning om förfarandet vid ansökan om stipendium, behandlingen av ansökningarna samt tillkännagivandet av beslut. Härvid fästs särskild uppmärksamhet vid att

information om ansökningsmöjligheterna når de potentiella sökandena;
ansökningsblanketter och instruktioner om hur de skall ifyllas är klara och lätt tillgängliga;
sökandena får information om handläggningssättet och tidtabellen;
information om beviljade stipendier ges utan dröjsmål och samtidigt ges klara direktiv till mottagarna om hur de skall förfara för att lyfta stipendiet och hur de skall rapportera om arbetets framskridande;
såvida utbetalningen av ett stipendium kan avbrytas eller ett utbetalat stipendium kan återkrävas, ges information om detta senast i meddelandet om beviljat stipendium, liksom även om de grunder som gäller för avbrott eller återkrävning.

Information

Delegationens medlemmar eftersträvar transparens och informerar om sin verksamhet. Kontakten med massmedier och myndigheter präglas av öppenhet.

Medlemmar uppgör årligen utöver lagstadgat bokslut en för offentligt bruk avsedd årsöversikt över sin verksamhet.

Acceptabelt undantag från denna transparens kan anses föreligga i fråga om
balansspecifikationer;

motiveringar för beslut om stipendier och
uppgifter om de sakkunniga som anlitas vid beredningen av
besluten om stipendier.

Förvaltning

Delegationens medlemmar har i sin förvaltning den sakkunskap som förutsätts för skötseln av verksamheten och förmögenheten.

Medlemmarna har sådana interna direktiv för stipendieverksamheten och förmögenhetsförvaltningen som verksamhetens omfattning kräver.

Sakkunniga och andra personer med förtroendeuppdrag sköter sina uppgifter på ett opartiskt sätt.

Protokoll förs över styrelsens och andra stadgeenliga organs möten. Protokollen inklusive bilagor förvaras permanent.

Dokument över beviljade stipendier och motsvarande förvaras minst tio år.

Särskild uppmärksamhet fästs vid datasekretess och vid att dokument som skall utgå förstörs på vederbörligt sätt.

Ledamöterna i styrelsen och övriga ansvariga inom förvaltningen deltar inte i behandlingen av och beslut i ärenden där de objektivt sett är att betrakta som jäviga. Dessa personer informerar respektive medlem i tillräcklig omfattning om potentiella intressekonflikter vid beslutsfattandet.

Kostnaderna för förvaltningen är skäliga och står i proportion till de medel som används för stiftelsens allmännyttiga ändamål. Arvoden som betalas till sakkunniga och andra personer i förtroendeuppdrag bör vara skäliga i enlighet med ovanstående.

Delegationens medlemmar beviljar inte ledamöterna i styrelsen, sin personal, medlemmarna i sina förvaltningsorgan, sina sakkunniga, sina övriga förtroendemän eller dem närstående stipendium eller därmed jämförbara förmåner.

För revisionen av räkenskaperna och förvaltningen svarar i lag förutsatta auktoriserade CGR- eller GRM-revisorer. Bokföringen sköts och bokslutshandlingarna upprättas enligt bokföringsbestämmelserna och däri stipulerade scheman.

Styrelsen svarar för att uppgifter enligt stadganden om tillsyn över stiftelser och föreningar inlämnas till övervakande myndighet inom utsatt tid.

I fall stiftelsens ändamål på grund av förändrade förhållanden eller av annan orsak inte längre kan förverkligas, bör stiftelsens styrelse vidta nödvändiga åtgärder. Dylika åtgärder kan vara ändring av stadgarna, fusion med en annan stiftelse eller upplösning av stiftelsen.

Förmögenhetsförvaltning

Avsikten med förmögenhetsförvaltningen är att nu och i framtiden trygga den stadgeenliga verksamhet som delegationens medlem idkar. Förmögenhetsförvaltningen uppfyller de krav på allmännyttighet som anges i lagstiftningen.

Medlems styrelse svarar för att medlen placeras tryggt och inkomstbringande. Tillräckliga direktiv ges om förvaltningen av förmögenheten och verksamheten övervakas på vederbörligt sätt.

I förvaltningen av förmögenheten iakttas ett långsiktigt perspektiv och noggranna överväganden. Strävan är att diversifiera placeringarna på trygga och avkastande objekt.

Vid förvaltningen av förmögenheten respekteras de bestämmelser i testamente eller gåvobrev som hänför sig till den donerade egendomen.

Medlems styrelseledamot eller anställd är inte motpart i medlems värdepappershandel eller i andra uppdrag förknippade med förmögenhetsförvaltningen. Beslutsordningen som rör enskilda placeringar arrangeras på ett sådant sätt att insiderinformation inte utnyttjas.

Ledamöter i styrelsen, anställda eller andra personer som är involverade i verksamheten utnyttjar inte på ett klandervärt sätt information om stiftelsen eller föreningen i andra sammanhang.

Stiftelse får idka endast sådan affärsverksamhet som är omnämnd i dess stadgar. Idkande av affärsverksamhet kan även inverka på stiftelsens ställning som allmännyttig.

Samarbete

Delegationens medlemmar eftersträvar ett aktivt samarbete och informationsutbyte samt bevakar beredningen av sådana beslut som påverkar deras verksamhetsmiljö.

Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry – Delegationen för stiftelser och fonder rf ger vid behov utlåtanden i frågor som gäller lagberedning och annan myndighetsutövning samt anskaffar, bearbetar och offentliggör information om allmännyttiga samfund inom ramen för sina resurser.